Inteligencia Artificial Para Notarías
Presentación de Solven
Cómo la IA está redefiniendo el trabajo de oficiales
El trabajo en una notaría es una labor de precisión, confianza y una gran responsabilidad. Pero también es, cada vez más, una lucha contra el reloj y la sobrecarga de trabajo. Los oficiales de notaría se enfrentan a un volumen creciente de tareas y a la presión de clientes que demandan cada vez más inmediatez.
En los medios, en la mayoría de los casos (y quizá de manera sensacionalista) se habla de IA generalista como ChatGPT y del impacto que va a tener en el trabajo, como si fuera la única "forma de IA" que existe. A nivel práctico, las empresas que están implementado IA de manera exitosa lo hacen a través de soluciones de IA específicamente diseñadas para una serie de tareas. La ventaja de la IA no reside en usarla vs no usarla, o en usar herramientas que están al alcance de todos. Reside en disponer de IA diseñada para tareas específicas en sectores específicos. El sector notarial es el ejemplo perfecto.
Sobrecarga e inmediatez no mezclan bien
El día a día de un oficial es ajetreado y con tareas poco predecibles que se roban el tiempo unas de las otras:
La redacción de escrituras implica recopilar información de múltiples fuentes (correos, documentos adjuntos, borradores previos, plantillas de escritura...), un proceso manual, repetitivo y, por naturaleza, propenso al error humano.
Los clientes esperan respuestas y borradores de escritura en tiempo récord (y cada vez tardan más en mandar los materiales necesarios para poder hacerlas...). Satisfacer esta demanda con los mismos recursos y procesos tradicionales es un problema que tiende hacia lo insostenible.
Una parte considerable de la jornada se dedica a organizar correos, buscar documentos, "rebuscar" información pasada y gestionar solicitudes de los clientes, en lugar de centrarse en la unidad fundamental generadora de negocio para la notaría: la redacción de escrituras y demás documentos notariales.
Solven: Una aplicación de IA diseñada específicamente para oficiales de notaría
Desde Metaloss Intelligence, en base a un proyecto desarrollado mano a mano con una notaría de referencia en la Comunidad de Madrid, hemos diseñado Solven, una aplicación que combina las herramientas convencionales de trabajo de un oficial de notaría (correo electrónico, Word, calendario...) con un sistema de agentes de inteligencia artificial que brindan apoyo para incrementar su productividad y capacidad de concentración.
Solven es una aplicación que aporta valor a la notaría y a los oficiales de 3 maneras fundamentales:
IA Específica para la redacción de documentos notariales: Entrenamos agentes de IA sobre los últimos años de protocolo de cada notaría. De esta forma, el sistema aprende la forma de trabajar concreta de cada notaría y es capaz de generar borradores de escrituras en minutos, agilizando el proceso de redacción y capitalizando el conocimiento interno de la propia notaría.
Gestión inteligente del e-mail: El sistema organiza automáticamente los hilos de correo y los documentos adjuntos asociados a una escritura, facilitando que la IA sepa qué datos procesar para la generación de la escritura correspondiente. Un agente de IA lee las solicitudes, extrae la información clave y la prepara para que el oficial pueda actuar, evitando que ninguna petición quede desatendida y reduciendo el tiempo dedicado a atender el e-mail. Además, el agente prepara borradores de respuesta en base al entendimiento de un hilo de emails, de tal forma que el oficial directamente lo pueda revisar, editar a su gusto y enviar.
Extracción de datos sistemática del Registro y Catastro: Solven automatiza la lectura y el volcado de información contenida en documentos oficiales como notas simples, certificaciones catastrales o certificaciones de deuda. Bajo la guía del oficial, el sistema es capaz de identificar y extraer de forma precisa datos críticos (como linderos, superficies, cuotas de participación, titulares, cargas y referencias catastrales), reduciendo la necesidad de transcripción manual y "ahorrando clicks" a los oficiales. Al integrar estos datos directamente en el proceso de generación de la escritura, se facilita la vida al oficial, mientras se acelera el proceso de tener la escritura lista y se reducen los errores.
Tus datos, tu IA
Notarías es un ámbito donde la confidencialidad y la privacidad de los datos son de máxima prioridad. Por eso, esta solución está diseñadas para operar bajo 2 modelos de despliegue que permiten esa privacidad:
VPC (Nube Privada Virtual): Un entorno cloud exclusivo para la notaría, con soporte continuo y acceso a las últimas actualizaciones de los modelos de IA, mientras se mantiene el aislamiento de tus datos.
Local (On-premise): El sistema se despliega enteramente en servidores ubicados físicamente dentro de la notaría. Sin conexión a internet ni compartir datos con terceros. Mayor control (si hay una gestión integral del sistema por parte de su proveedor de servicios IT), pero con un desembolso inicial en la infraestructura necesaria para montar ese servidor de IA dedicado (en nuestro caso, instalamos un servidor de Nvidia que ronda los 4.200€).
En ambos casos, el principio es el mismo: tus datos son de tu propiedad, y la IA que usa tu notaría es específica a tu notaría (no es sencillamente una "IA notarial" en genérico). Publicaremos un documento que ya compartimos en privado con notarías que ayuda a pensar sobre cuando se prefiere local vs VPC.